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AVISO DE PRIVACIDAD

ORIENTE S.A. (en adelante la «EMPRESA»), con domicilio principal en la vía al Bolo Hacienda la Italia, de la ciudad de Palmira en el departamento del Valle del Cauca, identificada con el NIT 891.300.671-2, se permite informar que en desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la normatividad vigente, podrá realizar recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, transmisión y/o transferencia nacional e internacional de datos personales de conformidad con lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante «PTDP») adoptada por la EMPRESA.

  1. ¿Cuáles son las finalidades del Tratamiento de los datos personales recolectados por la EMPRESA?

La finalidad del Tratamiento de los datos personales recolectados por la EMPRESA dependerá de la naturaleza del relacionamiento contractual y/o legal existente entre la EMPRESA y el titular del dato personal. De acuerdo a la PDTP vigente, se han definido las siguientes finalidades:

Tratamiento de Datos personales de personas vinculadas a procesos de selección laboral, Empleados y ex Empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de la EMPRESA, tales como pagos de nómina, reportes de Seguridad y Salud en el Trabajo, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, DIAN y demás organismos de control, otorgar beneficios al empleado y a sus familiares, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos,  hechas por el Titular de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado. El Tratamiento de información de exempleados se realiza con el fin de mantener un contacto para requerimiento de una labor desempeñada, constancias de vinculación, pagos a la seguridad social, soportes tributarios, atendiendo necesidades contractuales, legales o judiciales. Por su parte, el Tratamiento de los datos personales de las personas que se vinculen a procesos de selección laboral serán utilizados para las actividades propias de dicho proceso tales como solicitud de información, envío de información, verificaciones de referencias, realización de exámenes médicos y pruebas aptitudinales y, almacenamiento de la información para contacto ante futuras vacantes.

Tratamiento de Datos personales de Empleados / Visitantes que acceden a las instalaciones de LA EMPRESA: LA EMPRESA podrá capturar y realizar tratamiento de registros fotográficos, grabaciones y otros datos biométricos de las personas naturales que ingresan las instalaciones de LA EMPRESA. Asimismo, podrá realizar controles de registro de ingreso de personas, equipos, vehículos y demás. El Tratamiento de estos datos personales se efectúa para fines de seguridad física y de las personas, control de ingreso y salida de empleados y visitantes.

Tratamiento de Datos personales de Contratistas personas naturales y personas naturales vinculadas a los Contratistas: Este Tratamiento tiene como finalidades permitir a la EMPRESA la adecuada gestión de las actividades comerciales y/o contractuales que se establezcan, tales como verificar la información comercial y financiera del Titular, realizar reportes de información contable y financiera, realizar la asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, seguimiento a cumplimiento de obligaciones contractuales y legales a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por  el Titular de la información o las personas legitimadas.

Tratamiento de Datos personales de Proveedores personas naturales y personas naturales vinculadas al Proveedor: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de la EMPRESA, tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificaciones de la información financiera del Titular, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

Tratamiento de Datos personales de Clientes personas naturales y personas naturales vinculadas al Cliente: El Tratamiento de datos personales de Clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que la EMPRESA pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, difusión de información relevante respecto de los productos y servicios adquiridos de la EMPRESA, comunicar y ejecutar las actividades posventa a que haya lugar, así como la gestión de información que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar. De igual forma, los Datos personales serán utilizados para que la EMPRESA pueda cumplir con las solicitudes de productos y/o de servicios, brindar un correcto manejo a las relaciones comerciales con clientes, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de la EMPRESA, así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por la EMPRESA por cualquier canal.

Tratamiento de Datos personales de Prospectos de Clientes personas naturales y personas naturales vinculadas al Prospecto de Cliente: El Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que la EMPRESA pueda cumplir con las solicitudes de productos y/o de servicios, realizar verificaciones de la información financiera del Titular, brindar un correcto manejo a las relaciones comerciales con Prospectos de Clientes, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de la EMPRESA, así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por LA EMPRESA por cualquier canal.

Tratamiento de Datos personales de Accionistas, Representantes legales, Administradores de personas naturales o jurídicas: Tiene el propósito de que la EMPRESA pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, así como para identificar factores de riesgo y salud financiera de las empresas de las cuales hacen parte.

  1. ¿Cuáles son los mecanismos dispuestos por la EMPRESA para que usted pueda acceder y consultar la PTDP?

La PTDP de la EMPRESA se encuentra disponible para pública consulta en la página Web www.eoriente.com; también podrá solicitarse copia de la misma a través de solicitud remitida al correo electrónico protección_datos@oriente.com.co.

  1. ¿Cuáles son los derechos que la ley le asiste en su calidad de titular de los datos e informaciones objeto de Tratamiento por parte de la EMPRESA?

Los titulares de la información personal capturada por la EMPRESA tienen derecho a: (i) acceder, conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, (ii) ser informado acerca del uso que se le da a los datos personales, (iii) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del requisito de procedibilidad, ante presuntas infracciones de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias y, (iv) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales. Todo lo anterior conforme a la PTDP adoptada por la empresa.